Administration - Élément Terre

La gestion des devis

La spécificité d’Élément Terre reste sans nul doute la personnalisation des programmes et le service « à la carte ». Cela se traduit dans les faits ainsi que dans notre communication, par l’absence de tout tarif annoncé par avance. Le coût effectif d’un séjour dépend de nombreux paramètres comme la durée, l’effectif réel, les prestations pédagogiques, le choix du transport… Nos devis en sont le reflet ! Chaque modification entraîne dès lors une variation du coût du séjour, à la hausse comme à la baisse.

La gestion des contrats

Ces documents, par la valeur juridique qu’ils revêtent dès lors qu’ils sont signés par le chef d’établissement et le représentant légal d’Élément Terre, doivent être considérés avec attention et gravité. Ils nous engagent tous ! Le service « contrat » les rédige conformément aux conditions générales de vente annexées au contrat et en application des dispositions particulières relatives au séjour. Le signataire est invité à relire l’intégralité des éléments y figurant et notamment le prix, le versement des acomptes et les éventuelles pénalités qui pourraient s’appliquer en cas de changement d’effectif ou de retard de paiement.

La gestion de la facturation

Une facture est émise à l’issue du séjour par notre secrétariat comptable. Elle reprend tous les éléments du contrat et n’omet pas d’ajouter ou de soustraire d’éventuelles prestations consommées ou non. Le règlement doit intervenir dans les 30 jours de son émission, aucun escompte ne sera accepté pour un paiement anticipé. Si le délai de règlement n’est pas respecté et que ce retard n’a pas été justifié et discuté lors de la phase de contractualisation, des intérêts moratoires seront appliqués à hauteur de deux fois le taux légal. Une nouvelle facture sera alors éditée. Si cette mesure peut apparaître pénalisante elle n’est pas appliquée sans raison. Un séjour mobilise de fortes sommes d’argent. Les prestataires extérieurs (transport, hébergement, muséographies et intervenants) ne seront réglés qu’une fois le séjour intégralement payés ! Les fonds propres de l’association ne sont pas destinés à de telles avances. Les acomptes encaissés à la signature du contrat sont destinés à la réservation des prestataires extérieurs. Cette ligne figurera sur la facture finale, faisant ainsi apparaître le solde net. Le règlement peut s’effectuer par virement, chèque bancaire ou chèques vacances (ANCV).