Nos conditions générales de vente et d’exécution du séjour

À compter du 1er janvier 2014

  • Préambule
Élément Terre est une association loi 1901, immatriculée au registre des opérateurs de voyage et de séjours sous le numéro IM 063100030. Son siège social est situé Mairie – BP 11 – 63 790 Murol, ses bureaux au 10 chemin de Phialeix – Poudure – 63 970 Aydat. Toute réservation pour l’organisation d’un séjour scolaire implique l’acceptation complète, par le représentant légal de l’établissement ou le représentant légal de tout autre contractant, de nos présentes conditions générales de vente et d’exécution du séjour.

  • Responsable du voyage
Pour un établissement scolaire, le chef d’établissement conserve l’entière responsabilité du séjour et des engagements qu’il prend avec Élément Terre. Il sera nommément désigné « responsable du séjour » sur les conventions.
  • Responsabilité de l’organisateur
Élément Terre travaille avec différents prestataires extérieurs à l’association. Chacun d’entre-eux conservera les responsabilités propres à son activité aux termes des statuts qui les régissent.
Élément Terre décline toute responsabilité quant aux modifications dues à des cas de force majeure.
  • Adhésion
Pour bénéficier des savoir-faire d’Élément Terre, une adhésion est obligatoire. Son montant est fixé à 1 € par participant payant et par séjour. Cette adhésion est valable du 01/09 au 31/08 de l’année suivante et donne la qualité de membre « participant ».
  • Devis et coût du séjour
Le devis est l’addition des différentes prestations convenues au programme auxquelles s’ajoute les frais de fonctionnement et développement de l’association. De nombreux paramètres entrent en jeu pour que nous puissions faire une proposition précise et sans surprise, le coût du séjour s’entend donc en fonction d’un effectif, d’une durée et des prestations envisagées.
Attention : un devis ne fait pas office de contrat et ne vous engage pas sur une période ou un lieu. Seule la convention signée par les deux parties fera office de réservation.
  • Réservation
Pour réserver : contacter l’association au 04.73.79.35.23. ou par mail à element.terre@laposte.net. C’est à ce moment que nous vous indiquerons les périodes encore disponibles. dans le cas où les dates souhaitées ne seraient pas disponibles, Élément Terre proposera d’autres dates et/ou d’autres possibilités d’hébergement.
Nous adresserons, à l’établissement scolaire une convention de prestations récapitulant l’ensemble des éléments et indiquant le prix total du séjour. La réservation deviendra ferme et définitive une fois la convention signée par les deux parties. Cette dernière pourra éventuellement être accompagnée d’un bon de commande de l’établissement.
  • Facturation
La facture sera établie en fonction du nombre d’élèves présents lors du séjour et tiendra compte des modifications éventuelles survenues en cours de séjour.
Tout séjour abandonné ou écourté volontairement du fait de l’enseignant ou d’un participant sera facturé dans son intégralité.
  • Règlement / Paiement
 Acomptes
Le règlement sera fractionné dans les conditions suivantes (sauf cas particuliers, pour une Mairie, un Conseil Général ou une autre collectivité locale) :
– 30 % d’acompte à la signature de la convention valant réservation ferme.
– 50 % au plus tard 30 jours avant la date du séjour sans rappel.
En cas d’impossibilité d’avancer les sommes demandées, l’établissement devra adresser à Élément Terre, les informations écrites justifiant d’un paiement différé.
 Solde
Le solde du séjour devra être reçu par Élément Terre dans les 30 jours suivants la date d’émission de la facture.
 Intérêts de retard
En l’absence de :
– justificatifs, expliquant l’impossibilité de respecter les délais de paiement et d’acceptation écrite de ces derniers par Élément Terre, ou
– de règlement sous trente jours,
l’établissement scolaire sera redevable, de plein droit et sans qu’une mise en demeure ne soit exigée,
– d’un intérêt de retard de 10 % calculé sur la somme restant due entre la date d’échéance et la date du paiement effectif ;
– d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, qui s’ajoute aux pénalités de retard.
Aucun escompte ne sera accordé pour règlement anticipé.
 Cas particulier pour les séjours avec transport aérien :
Le règlement sera fractionné dans les conditions suivantes (sauf cas particuliers, pour une Mairie, un Conseil Général ou une autre collectivité locale) :
– 30 % d’acompte à la signature de la convention valant réservation ferme.
– Le solde du séjour devra être reçu par Élément Terre au plus tard 30 jours avant la date de début du séjour sans rappel.
  • Moyens de paiement
Les séjours peuvent être réglés par :
– Virement sur le compte bancaire d’Élément Terre.
– Chèque(s) bancaire(s) à l’ordre d’Élément Terre.
– Espèces.
– Chèques vacances (ANCV).
  • Conditions d’annulation et clause pénale
– Annulation du fait du participant (y compris en cas de refus d’inspection académique) :
Toute annulation après signature de la convention entraîne des frais dans les conditions suivantes :
· Plus de 60 jours avant la date de départ, Élément Terre retiendra 30 % du montant total du séjour.
· De 59 à 31 jours avant la date de départ, Élément Terre retiendra 50 % du montant total du séjour.
· De 30 à 8 jours avant la date de départ, Élément Terre retiendra 80 % du montant total du séjour.
· Moins de 8 jours du départ, Élément Terre retiendra la totalité du montant du séjour.
Cette annulation devra nous être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi de la date d’annulation.
– Cas particulier pour les séjours à l’étranger :
Toute annulation après signature de la convention entraîne des frais dans les conditions suivantes :
· Plus de 60 jours avant la date de départ, Élément Terre retiendra 30 % du montant total du séjour.
· De 59 à 31 jours avant la date de départ, Élément Terre retiendra 80 % du montant total du séjour.
· De 30 à 8 jours avant la date de départ, Élément Terre retiendra 90 % du montant total du séjour.
· Moins de 8 jours du départ, Élément Terre retiendra la totalité du montant du séjour.
Cette annulation devra nous être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi de la date d’annulation.
– Annulation du fait d’Élément Terre :
Dans le cas d’annulation du séjour de notre part, l’acompte sera reversé intégralement.
Si un évènement survenait sur une structure d’accueil et affecterait la sécurité potentielle du groupe, Élément Terre pourrait annuler le séjour et rembourser les sommes reçues soit proposer une solution de substitution sans indemnité. Quelqu’en soit l’issue, Élément Terre ne pourrait être tenu de verser une indemnité compensatoire.
  • Bagages
Les bagages doivent obligatoirement être étiquetés et porter le nom et l’adresse de chaque enfant ainsi que les coordonnées de la structure d’accueil.
En cas de perte, vol, dégradation, la règlementation et la responsabilité du prestataire concerné s’applique.
En aucun cas Élément Terre ne pourra être tenu pour responsable.
  • Santé
L’établissement scolaire est responsable de la transmission des fiches sanitaires dûment complétées par les parents et les autorisations écrites permettant d’apporter aux enfants les soins nécessaires en cas de besoins.
Ces documents sont indispensables lorsque survient un problème médical.
Élément Terre ne peut être tenu pour responsable de l’omission d’un élément déterminant sur ces fiches.
Élément Terre se charge de transmettre les informations transmises par les enseignants aux structures d’hébergement (régimes particuliers) mais ne pourra être tenu pour responsable dans le cas où ces derniers ne seraient pas respectés.
  • Frais médicaux
Élément Terre ne couvre pas les frais médicaux (consultations, frais de pharmacie …). Ils devront être avancés par l’enseignant ou son responsable.
  • Conditions particulières aux séjours à l’étranger
– Aucune place abandonnée volontairement ou involontairement à l’aller comme au retour ne peut être remboursée, même dans le cas d’un report d’une date à l’autre.
Élément Terre vous rappelle que sur les vols charters, en raison du trafic aérien, grèves, incidents techniques … les retards sont possibles. Conformément aux conventions internationales, les correspondances ne sont pas garanties.
Formalités : Élément Terre ne pourra être porté responsable dans le cas (et pour quelque raison que ce soit) où un participant ne pourrait pas présenter de pièce d’identité en cours de validité lui permettant de prendre le départ. Le départ ne pouvant s’effectuer aucun remboursement ne sera effectué.
Les ressortissants de nationalité étrangère devront se renseigner auprès de leurs consulats pour s’assurer des formalités.
– Tout changement de passager après la réservation des billets donnera lieu à une facturation supplémentaire (montant facturé par la compagnie aérienne pour frais de gestion et modification : soit 98 euros forfaitaire + surcout éventuel).
  • Assurances
Notre assurance couvre notre seule responsabilité civile et professionnelle d’association, conformément à la loi n° 92.645 du 13/07/1992. La police n°112387543 a été souscrite auprès de M. Bellet, agent général MMA – SARL SAGA Assurances – 35, boulevard Emile Zola – 69921 OULLINS CEDEX.
 Pour les séjours en France :
Vous avez la possibilité de souscrire une assurance « rapatriement, ambulances, secours en montagne ». Dans ce cas, il convient que vous preniez contact avec nos services afin que nous vous informions.
 Pour les séjours à l’étranger :
Une assurance « multirisque » est comprise dans nos propositions. Elle comprend annulation, assistance au voyageur, frais médicaux et hospitalisation d’urgence à l’étranger, dommages aux bagages, responsabilité civile vie privée à l’étranger et interruption de séjour.
L’établissement scolaire s’engage à ce que tous les participants (enfants, enseignants et accompagnateurs) soient couverts par :
– Une assurance responsabilité suffisante couvrant les dommages corporels et matériels causés à tous tiers ;
– Une assurance individuelle accidents corporels.
Élément Terre ne pourra être tenu responsable des vols ou détériorations d’objets personnels.
  • Garantie financière
Élément Terre a souscrit une garantie financière dans les conditions exigées par la loi, pour un montant défini annuellement par arrêté du Préfet du Puy de Dôme, auprès de Covéa caution SA – 10, boulevard Marie et Alexandre Oyon – 72 013 LE MANS CEDEX 2.
  • Litiges
Toute réclamation relative au séjour doit être adressée dans le délai d’un mois maximum après la date de fin de séjour par lettre recommandée avec avis de réception à :
Élément Terre – 10 chemin de Phialeix – Poudure – 63 970 AYDAT
Passé ce délai, cachet de la poste faisant foi, l’association se donne le droit de ne pas donner suite à une réclamation relative au séjour.
En cas de litige, les parties font attribution de juridiction des tribunaux du ressort du siège social de l’association Élément Terre.
  • Lois informatiques
Élément Terre vous rappelle que les établissements scolaires peuvent exercer leur droit d’accès dans les conditions prévues par la loi n° 78/17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.